הנהלת חשבונות כפולה במיקור חוץ

המדריך המלא לעסקים בישראל בנושא הנה"ח כפולה

ניהול ספרים הוא אחד מיסודות הפעילות העסקית. כל בעל עסק צריך סדר, בקרה ודוחות מדויקים. אך לא כל שיטה מתאימה לכל עסק. בישראל קיימות שתי שיטות רישום מרכזיות: הנהלת חשבונות חד צדית והנהלת חשבונות כפולה. חלק מהעסקים רשאים לבחור, וחלק מחויבים לעבוד בשיטה מסוימת על פי החוק.

בעלי עסקים רבים מבינים שהמעבר למיקור חוץ יוצר חיסכון בזמן ובעלויות. אחרים מגיעים לשיטה כפולה כי החוק מחייב אותם. המאמר מציג בצורה ברורה את ההבדלים, עלויות העבודה, הדרישות החוקיות ודוגמאות מעשיות. כמו כן נבדוק מתי כדאי להעביר את העבודה למשרד מקצועי ומתי אין ברירה.

מה ההבדל בין הנהלת חשבונות חד צדית להנהלת חשבונות כפולה

הנהלת חשבונות חד צדית

שיטה זו מתאימה לעסקים קטנים. היא עוקבת אחרי הכנסות והוצאות בלבד. אין מאזן ואין התייחסות להתחייבויות עתידיות. הרישום פשוט.

לדוגמה:

• מכרתי מוצר ב־300 שקלים ונרשמת הכנסה אחת.
• קניתי סחורה ב־120 שקלים ונרשמת הוצאה אחת.

זה הכל. התמונה בסיסית. אין אפשרות לדעת מה יתרת החייבים. אין מעקב אחר נכסים או התחייבויות. השיטה זולה יחסית בגלל זמן העבודה הקצר.

הנהלת חשבונות כפולה

שיטה זו מבוססת על עיקרון החיוב והזיכוי. כל פעולה נרשמת פעמיים. פעם אחת בחשבון מסוים ופעם שנייה בחשבון אחר. כך מתקבלת תמונה מלאה על מצב העסק.

לדוגמה, הכנסה משירות:

• חשבון לקוחות: חיוב 300 שקלים.
• חשבון הכנסות: זיכוי 300 שקלים.

אם הלקוח שילם מיד:

• חשבון בנק: חיוב 300 שקלים.
• חשבון לקוחות: זיכוי 300 שקלים.

בקניית ציוד לעסק:

• חשבון ציוד: חיוב 120 שקלים.
• חשבון ספקים או בנק: זיכוי 120 שקלים.

השיטה מציגה מאזן, תזרים, התחייבויות, יתרות לקוחות וספקים, רווח תפעולי, תנועה בחשבון הבנק ועוד. זו שיטה מורכבת יותר ולכן גם יקרה יותר.

מי חייב על פי החוק לעבוד בהנהלת חשבונות כפולה

רשות המסים קובעת תקנות ברורות לגבי ניהול ספרים. לפי הכללים:

• כל חברה בע"מ חייבת בשיטה כפולה.
• בעלי מקצועות חופשיים נדרשים בשיטה זו ברוב המקרים.
• עסקים עם מספר עובדים מחויבים לרוב בשיטה כפולה.
• עסקים שמגיעים למחזור שנתי מסוים על פי התקנות חייבים לעבור לשיטה כפולה.
• פעילות עם מלאי, יבוא, יצוא או מספר רב של ספקים דורשת בדרך כלל רישום כפול ומסודר.

לכן אין מדובר בשיטה "לבחירה". בהרבה מקרים החוק מחייב אותה. עסק שעובד בשיטה לא נכונה עלול לספוג קנסות ואף להידרש לשחזור ספרים מלא.

למה השיטה הכפולה יקרה יותר

הסיבה פשוטה. כל פעולה מקבלת שני רישומים. יש התאמות, בדיקות, מאזן. יש יתרות ספקים, התאמות בנק ועוד. העבודה המעשית ארוכה משמעותית מהרישום החד צדדי.

בנוסף, רמת המומחיות הנדרשת גבוהה יותר. מנהל חשבונות או רואה חשבון צריך להבין מבנה של דוחות כספיים, רישום פחת, חשבונאות של מלאי ושל תנועות הוניות. הכשרה זו מתבטאת במחיר.

למרות העלות, השיטה חוסכת טעויות יקרות. טעות קטנה בשיטה חד צדית עלולה להסתיר חוב או התחייבות. בשיטה כפולה ניתן לאתר חריגה במהירות.

איך נראית הכנסה בשיטה חד צדית לעומת שיטה כפולה

דוגמה 1: מכירת מוצר ב־500 שקלים

בשיטה חד צדית:

• הכנסה 500 שקלים.

בשיטה כפולה:

• חשבון לקוחות: חיוב 500 שקלים.
• חשבון הכנסות: זיכוי 500 שקלים.

אם הלקוח משלם מיידית:

• חשבון בנק: חיוב 500 שקלים.
• חשבון לקוחות: זיכוי 500 שקלים.

דוגמה 2: הוצאה על ציוד עסקי ב־1,200 שקלים

בשיטה חד צדית:

• הוצאה לציוד 1,200 שקלים.

בשיטה כפולה:

• חשבון ציוד: חיוב 1,200 שקלים.
• חשבון ספקים: זיכוי 1,200 שקלים.

כאשר העסק משלם מאוחר יותר לספק:

• חשבון ספקים: חיוב 1,200 שקלים.
• חשבון בנק: זיכוי 1,200 שקלים.

היתרון ברור. בשיטה הכפולה ניתן לדעת בכל רגע כמה חייבים ספקים, כמה לקוחות עוד לא שילמו, מה מצב המלאי ומה יתרת הציוד. זו שליטה אמיתית.

למה קשה לעשות הנהלת חשבונות כפולה לבד

רבים שואלים האם אפשר לנהל הנהלת חשבונות לבד. בתיאוריה התשובה היא כן. בפועל, כמעט בלתי אפשרי בלי הכשרה מקצועית מתאימה.

הבנת מבנה של דוח מאזן

המאזן מציג נכסים, התחייבויות והון עצמי. כדי לבנות אותו נכון צריך הבנה חשבונאית. טעות אחת עלולה לפגוע בתקינות כל הדוחות.

טיפול נכון בתזרים

תזרים שונה מהרווח. מי שאינו מבין את ההבדל בין תזרים לרווח עלול לקבל החלטות פיננסיות שגויות.

ניהול פחת

הוצאות על ציוד לא נרשמות כהוצאה מיידית. צריך להפחית אותן לפי תקנות מס. רבים טועים בנקודה זו ומציגים תמונה חשבונאית לא נכונה.

התאמות בנק ולקוחות

התאמות חייבות להיות מדויקות. כל סטייה יוצרת חוסר איזון בספרים וגורמת לכאב ראש בזמן ביקורת.

עמידה בדרישות רשות המסים

יש טפסים, יש מועדים ויש תיעוד חובה. מי שלא מכיר את הכללים ימצא את עצמו מהר מאוד בבעיה מול הרשויות.

לכן רוב העסקים מעבירים את העבודה לאיש מקצוע. רואה חשבון יודע לבנות מערכת מסודרת שמונעת טעויות ונותנת ביטחון.

למה מיקור חוץ משתלב טוב עם שיטה כפולה

הנהלת חשבונות חיצונית – מיקור חוץ מאפשר לעסק לעבוד בצורה יעילה וגמישה. במקום להעסיק מנהלת חשבונות במשרה מלאה, אפשר לקבל שירות מקצועי שמותאם לצורך. העבודה מתבצעת מהר, הדוחות ברורים והבקרה גבוהה.

יתרונות מרכזיים של מיקור חוץ

• אין עלויות של עובד קבוע.
• יש גיבוי מקצועי מלא.
• העבודה נמשכת גם בחופשות ובתקופות עומס.
• ניתן לקבל ליווי של רואה חשבון ולא רק של מנהל חשבונות.
• קיימת בקרה פנימית על כל רישום וכמעט שאין "עבודה של אדם אחד".

במיקור חוץ יש גם יתרון נוסף. רואה החשבון רואה את כל נתוני העסק בזמן אמת. הוא מסוגל להתריע על חריגות, לתת עצות ולספק ניתוחים פיננסיים.

טעויות נפוצות בעסקים שמנהלים שיטה כפולה לבד

במהלך השנים נצפו טעויות שחוזרות על עצמן אצל עסקים שמנסים לנהל שיטה כפולה ללא ליווי מקצועי.

ערבוב בין תזרים לרווח

הרבה בעלי עסקים רואים יתרה חיובית בבנק אך מפספסים התחייבויות עתידיות. כך נוצרת אשליה של רווח.

רישום כפול שגוי

לעתים פעולה נרשמת פעמיים בצד מסוים או לא נרשמת בצד המשלים. הדבר יוצר חוסר איזון וסטיות במאזן.

חוסר תיעוד

חשבוניות שלא נשמרות, קבלות שלא מתויקות ותיעוד חלקי הם מתכון לבעיה בביקורת.

ניהול מלאי לא נכון

מלאי צריך להירשם לפי ערך מסוים ובהתאם לכללים. רישום לא נכון משנה את הרווח המדווח.

דוחות מאוחרים

כאשר הדוחות מגיעים באיחור של חודשים, בעל העסק לא יודע מה מצב התזרים ולא יכול לקבל החלטות בזמן.

משרד מקצועי יודע למנוע את הטעויות האלו. במיקור חוץ התהליך מובנה וברור.

דוגמאות מהשטח

סטודיו צילום שגדל

הסטודיו התחיל כשירות קטן. בהמשך נוספו עובדים, ספקים ולקוחות בתשלומים. המעבר לשיטה כפולה היה חובה. במיקור חוץ בעל העסק קיבל בקרה מלאה והצליח להגדיל את הפעילות בלי כאוס פיננסי.

חברת שיווק דיגיטלי

החברה פעלה עם עשרות לקוחות. התשלומים הגיעו במועדים שונים. ספקים חויבו מראש. שיטה חד צדית יצרה בלגן. מעבר לשיטה כפולה ומיקור חוץ פתר את הבעיה ואפשר ניהול מדויק של ההתחייבויות.

חנות אונליין

ריבוי הזמנות יוצר תנועות רבות ביום. השיטה הכפולה מאפשרת מעקב מדויק אחר חייבים, החזרות, תשלומי ספקים ועלויות משלוח. מיקור חוץ מאפשר להתמודד עם עומס המסמכים בלי להעסיק צוות פנימי גדול.

השוואה בין העסקה פנימית לבין מיקור חוץ

העסקה פנימית

• שליטה מלאה על תהליכי העבודה.
• עובד או עובדת צמודים למשרד.
• עלות שכר גבוהה יחסית.
• צורך בגיבוי בחגים ובחופשות.
• קושי להתמודד עם תקופות עומס חריגות.

מיקור חוץ

• תשלום לפי היקף עבודה בפועל.
• זמינות גבוהה וגמישות בשעות.
• רמה מקצועית גבוהה ותמיכה של צוות.
• בקרה פנימית על הדוחות והספרים.
• יכולת לטפל בכמות גדולה של מסמכים בלי להגדיל מצבת כוח אדם.

לרוב, מיקור חוץ משתלם יותר, במיוחד לעסקים בעלי נפח פעילות משתנה או כאלה שנמצאים בצמיחה.

שאלות נפוצות

האם כל עסק צריך שיטה כפולה

לא. חלק מהעסקים יכולים לעבוד בשיטה חד צדית. חובה לבדוק את התקנות ואת הוראות ניהול הספרים לפני שמחליטים.

האם שיטה כפולה מתאימה גם לעסק קטן

כן. אם יש פעילות מורכבת, מלאי, מספר עובדים או התחייבויות ארוכות טווח, כדאי לשקול מעבר לשיטה כפולה גם אם העסק עדיין קטן.

האם אפשר לשלב בין שתי השיטות

לא. רשות המסים דורשת שיטה אחת מסודרת לכל תקופת המס. ערבוב בין שיטות עלול ליצור בעיות קשות בביקורת.

האם מיקור חוץ מתאים גם לעסקים גדולים

כן. חברות גדולות רבות מעבירות חלק מהעבודה למשרד רואה חשבון כדי לקבל בקרה נוספת ומבט חיצוני על הנתונים.

סיכום

הנהלת חשבונות כפולה היא שיטה שמעניקה לעסק שליטה מלאה. היא מציגה תמונה מדויקת של נכסים, התחייבויות, הכנסות והוצאות. חלק מהעסקים חייבים לעבוד בשיטה זו על פי חוק. אחרים בוחרים בה בגלל הסדר שהיא מעניקה והיכולת לקבל החלטות ניהוליות מבוססות נתונים.

המעבר למיקור חוץ יוצר יתרון ברור. העסק מקבל עבודה מקצועית, זמינות גבוהה ובקרה רציפה. שיטה זו מונעת טעויות ומאפשרת לבעל העסק להתמקד בצמיחה ולא במסמכים.

במקרים רבים נוצר קשר טבעי בין שיטה כפולה לבין שירותי הנהלת חשבונות חיצונית, ולכן מאמר זה מתאים גם לקישור פנימי שיחזק את הדף הרלוונטי באתר.

עסקים שמעוניינים להעמיק בנושא יכולים לקרוא גם את דף השירות המלא בנושא הנהלת חשבונות חיצונית באתר המשרד.

לייעוץ מקצועי ולמעבר מסודר להנהלת חשבונות כפולה במיקור חוץ, מומלץ לפנות למשרד, לשאול שאלות ולקבל התאמה אישית לפי צרכי העסק.

לקבלת ייעוץ מוזמנים לפנות אל שירות הנהלת חשבונות חיצנית שלנו.